Linköpings kommun tacklar rekryteringsutmaningarna med videointervjuer

Linköping som befinner sig i mitten av Östra Götaland är Sveriges åttonde största tätort och en av de fortast växande i Sverige. En växande kommun som Linköping erbjuder en mångfald olika tjänster och är en betydande arbetsgivare i kommunen.

 

Det rekryteringsansvariga teamet anställer stora mängder säsongsarbetare till Linköpings kommun, vilket tillför flera utmaningar i rekryteringsprocessen. Patrik Reman, Linköpings kommuns rekryteringskoordinator bestämde sig för att lösa det med förinspelade videointervjuer.

Sommarrerkyteringens utmaningar

Rekrytering av sommarjobbare skiljer sig en aning från vanliga rekryteringar. Stora mängder ansökningar kommer in, vilka ser mer eller mindre likadana ut. Sommarjobbssökande är ofta unga med lite arbetserfarenhet. Det är svårt att hitta skillnader mellan kandidaterna och det är svårt att bedöma personlighet på basis av skriftlig CV och ansökan.

 

Då många är unga skolelever eller studenter, är det svårt att ordna med intervjuer. På dagarna är de i skolan och de har svårt att komma på intervju. Rekryterare jobbar inte på kvällen då intervjuer skulle passa bäst för kandidaterna. 

Det var förvånansvärt lätt att hitta en lösning

När tanken om förinspelade videointervjuer föddes, var det enligt Patrik lätt att hitta rätt plattform. Linköpings kommun använder ReachMees rekryteringssystem, så det var enkelt att vända sig till dem och be om möjliga rekommendationer och partners. Då hittade Linköping Recright och började prova med förinspelade videointervjuer.

 

Patrik och hans kollegor bad också om tips av övriga organisationer som använder förinspelade videointervjuer och Recright. “Vi talade med övriga användare och bland annat Kolmården berättade att förinspelade videointervjuer fungerar bra för dem, och då bestämde vi oss för att pröva.”, säger Patrik.

Lätt att ta i bruk med central integration

Det var lätt att snabbt ta Recright i bruk. Prövoperioden sattes igång med ett pilotprojekt som fungerade klockrent. “Så kom vi bra igång och testade plattformen genast med våra sommarrekryteringar. Vi bestämde oss för att fortsätta när allt var färdigt och lätt att komma igång".

 

Det var lätt att lära sig använda metoden och plattformen. Patrik understryker att integrationen är viktig. Linköpings rekryteringsprocess körs i ReachMee och då är det enkelt då användarna inte behöver växla mellan olika system. Det är en stor fördel att ReachMee och Recright är integrerade utan trubbel.

 

“Speciellt chefer som sällan rekryterar uppskattar användarvänligheten då de inte behöver använda flera system för att utföra en rekrytering”, understryker Reman.

Rekryterande chefens roll är viktig

Flera är med och förbereder de förinspelade videointervjuer. I början kartlägger vi uppgifternas krav och efter det väljer vi lämpliga videofrågor. Frågorna måste möjliggöra en gallring i rekryteringsprocessens första skeden. Rekryterande chefen är alltid delvis med på välkommen och -tackfilmerna. Ofta är det HR-konsulterna som ställer själva videofrågorna. Tanken är att utvärdera noggrannare vad kandidaterna föredrar.

 

Enligt Patrik är chefens roll viktig. 

Konkreta fördelar

Patrik ser många fördelar med förinspelade videointervjuer. För det första är det praktiskt att rekryteraren kan spela in frågorna i egen takt när det passar bäst. Också kandidaten kan svara på intervjun när det bäst passar in i kalendern. Denna fördel är speciellt nyttig för Linköping, då rekryterarnas och kandidaternas tidtabeller inte alltid passar ihop.

 

Kandidaternas svar kan gås igenom när som helst utan att behöva komma överens om en gemensam tid i kalendern, vilket kan vara svårt att hitta då HR-konsulten, rekryterande chefen och kandidaten ska vara med. Speciellt utmanande är detta då kandidaten är i skolan på dagarna.

 

Enligt Patrik kan förinspelade videointervjuer ersätta telefonintervjuer. Det viktiga är att kandidatens får se rekryteraren samt möjliga framtida chefer. Om processen framskrider blir det en personlig intervju. “Vi har märkt att kandidaten inte då är lika nervös då de redan “träffat” rekryteraren via video”, berättar Patrik.

Patriks hälsningar till de som funderar på förinspelade videointervjuer

“Börja smått och testa om det passar i er verksamhet. Jag tror att förinspelade videointervjuer fungerar för majoriteten, i alla fall till en del av verksamheten. Vi kommer pröva förinspelade videointervjuer i andra rekryteringar också förutom sommar rekryteringar.

 

Exempelvis, ifall uppgiften förutsätter presentations kunskaper, så är det bra att se personen först på video. I vissa tjänster är detta väldigt viktigt och då kommer vi absolut pröva förinspelade videointervjuer.